L’évolution des réunions de travail collaboratives : Comment est-on passé de notes sur un post-it aux écrans interactifs modernes ?

Sharp, marque spécialisée dans la fabrication d’écrans et de solutions de gestion et de visualisation documentaire, se penche sur l’évolution des méthodes de travail collaboratif et sur la place qu’occupent désormais les nouvelles technologies dans ces réunions appelant à la créativité et à la productivité de chacun…

La difficulté de partager des informations avec toutes les parties prenantes d’un projet

Le marché des outils de travail collaboratifs (tableaux blancs interactifs, stylos intelligents, logiciels de partage d’informations, etc.) s’est très largement développé au cours de ces dernières années, autour d’un objectif partagé par la plupart des entreprises : proposer des solutions capables d’augmenter la productivité et d’encourager la créativité lors des réunions de travail. Comment capter toutes les informations et idées émises au cours d’une séance collaborative, et s’assurer qu’elles soient ensuite transmises aux bons interlocuteurs ?

« Jusqu’à aujourd’hui, cela revenait surtout à demander à une personne de rester dans la salle de réunion lorsque cette dernière est terminée, afin de retranscrire électroniquement toutes les notes qui ont été écrites sur le tableau, puis de les partager avec les bonnes personnes, détaille Andreas Biss, Business Development Manager au sein de la division Visual Solutions, chez Sharp. Depuis quelques années, les smartphones permettent de prendre une photo du tableau et de la diffuser ensuite, mais le principe est le même. Cependant, il était impossible de reproduire, via quelques notes ou une photo, la dynamique d’une réunion, de traduire la façon dont les idées ont été formulées puis nuancées, et on n’était jamais à l’abri de fautes de frappe ou d’orthographe. Une autre difficulté majeure à surmonter était la distance géographique : si vous souhaitez faire une présentation à toutes les parties prenantes d’un projet de grande envergure, parfois situées à l’étranger, il n’y a pas d’autre moyen que de prendre l’avion pour se rassembler. »

« Nous avions un écran géant dans une salle de réunion, qui ressemblait à un tableau interactif et qui était couvert de traces de doigt… »

Fort heureusement, les progrès considérables réalisés dans le secteur des nouvelles technologies ont permis de dépasser ces obstacles au fil des années. Aujourd’hui, les écrans interactifs BIG PAD de Sharp permettent d’organiser des réunions interactives avec des intervenants situés partout à travers le monde, et qui peuvent se connecter depuis n’importe quel périphérique (ordinateur, tablette, smartphone) afin de partager des informations, qui sont sauvegardées et qui peuvent être réutilisées ou transférées ultérieurement.

« Nous sommes entrées dans une nouvelle ère d’interactivité depuis l’avènement du BYOD, explique Michael Bailly, Product Development and Marketing Director au sein de la division Visual Solutions de Sharp Europe. Désormais, tous les périphériques peuvent interagir entre eux, à chaque instant ; c’est désormais la norme. Avant même de savoir lire, mes enfants étaient capables d’interagir et de partager des contenus avec la télévision connectée depuis une tablette. »

Des avancées technologiques et une évolution des mentalités qui produisent leurs effets jusque dans le secteur professionnel : le dernier BIG PAD commercialisé par Sharp, le PN-80TC3, est doté de 10 points de contact – qui permettent donc de travailler en simultané sur le même écran géant – et autorise en outre les intervenants à se connecter depuis leur propre périphérique, depuis lequel ils pourront également interagir avec les documents partagés.

Quand les écrans et moniteurs ont fait leur apparition dans les salles de réunion, ils n’avaient qu’un seul rôle à jouer : projeter les informations rapidement et efficacement. Mais le paysage technologique a considérablement évolué, en même temps que les exigences des professionnels – et de tout un chacun – qui n’envisagent même plus, aujourd’hui, d’avoir recours à des outils non connectés.

« Je me souviens que chez un de mes précédents employeurs, nous avions un écran géant dans une salle de réunion qui était couvert de traces de doigt, retrace Michael Bailly. Au début je ne comprenais pas pourquoi, et puis j’ai réalisé que tout le monde pensait qu’il s’agissait d’un tableau interactif, et essayait de s’en servir. Depuis que les écrans tactiles de nos smartphones sont devenus la norme, les gens s’attendant désormais à retrouver cette fonctionnalité un peu partout. »

« Une personne postée en Allemagne peut lire ce qu’une autre personne en Espagne est en train d’écrire sur son BIG PAD »

Sur un écran BIG PAD, il est possible d’écrire, de dessiner et de modifier n’importe quoi, avec le doigt ou avec un stylet, exactement comme sur un tableau blanc ; et tout ce qui est tracé peut-être sauvegardé et partagé très facilement. Et bien sûr, cette collaboration et ce partage des idées ne sont pas limités à la salle de réunion.

« Le BIG PAD ne permet pas seulement une interaction avec les périphériques situés dans la même pièce, ajoute Michael Bailly. Une personne postée en Allemagne peut tout à fait lire ce qu’une autre personne, résidant en Espagne, est en train d’écrire sur son BIG PAD. » Depuis sa première commercialisation, il y a environ 5 ans, le BIG PAD est devenu l’une des références sur le marché des « écrans blancs interactifs » (« interactive whiteboard »), facilitant les prises de décisions et développant la créativité sans jamais nuire à la fluidité du partage des idées ou à la dynamique d’une réunion. Fort de ce succès, Sharp lance actuellement la dixième version de son BIG PAD. Comme ses prédécesseurs, ce nouveau modèle transformera un peu plus les réunions et groupes de travail, d’une façon plus productive et créative qu’on aurait pu seulement l’imaginer il y a une vingtaine d’années. Quelle sera la prochaine étape ?

mercredi 16 novembre 2016
Communiqué de presse
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