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Sharp met enfin tous les bénéfices de la transformation digitale à la portée des PME grâce au Cloud Portal Office

La solution de gestion documentaire de Sharp permet d’automatiser la collecte, le partage et la gestion des informations en milieu professionnel.

Sharp annonce le lancement de la toute nouvelle version de sa solution de gestion documentaire conçue spécifiquement pour les PME : le Cloud Portal Office permet d’automatiser certaines tâches administratives et le traitement des données, le tout à un tarif très avantageux et à la portée des entreprises de toutes tailles. Le CPO représente un gain de temps et de productivité conséquent, qui n’est plus seulement réservé qu’aux grandes entreprises capables d’investir massivement sur des solutions technologiques coûteuses.

En plus d’être un répertoire permettant de stocker toutes sortes de fichiers, accessibles partout et tout le temps, le Cloud Portal Office propose une multitude de fonctionnalités pour améliorer la gestion documentaire au sein des PME, parmi lesquelles la possibilité d’automatiser des tâches manuelles et répétitives grâce aux outils de l’offre « Optimised Software » de Sharp.

« La nouvelle version du Cloud Portal Office permet enfin aux PME de profiter pleinement et simplement des avantages de la transformation digitale, permettant ainsi aux collaborateurs de gagner en temps et en efficacité, explique Nathalie Chamblain, Directrice Marketing de Sharp Business Systems France et Europe du sud. Le CPO représente donc un gain évident de productivité. »

En effet, au sein de nombreuses entreprises, les tâches administratives impliquent encore de conserver une quantité importante de documents papier, ou même de cumuler indifféremment documents digitaux et papier. Or cette abondance de formats différents est souvent synonyme d’erreurs humaines et/ou de perte de temps lors d’activités administratives déjà fastidieuses par nature. Dans une étude récente, Sharp démontrait ainsi que 31% des collaborateurs européens avaient une mauvaise opinion de leur environnement de travail, parce qu’ils passaient beaucoup trop de temps sur des tâches administratives répétitives.

Le Cloud Portal Office permet par exemple de sauvegarder le contenu d’un scan, de numériser toutes sortes de documents et de les transférer à des collaborateurs ou des groupes de collaborateurs – selon des règles prédéfinies. Toutes ces fonctionnalités sont bien entendu entièrement paramétrables pour répondre aux besoins spécifiques de toutes les entreprises et de tous les secteurs d’activité.

Un exemple concret : la numérisation de la salle du courrier

Tout le courrier entrant est ouvert puis numérisé grâce à un système multifonctions Sharp. Grâce à l’application de reconnaissance optique (Optical Character Recognition ou OCR), toutes les informations importantes du courrier sont extraites : adresse de l’expéditeur, nom du destinataire, objet du courrier, date, etc. Le CPO place ensuite le document numérisé dans le dossier partagé du destinataire du courrier, qui reçoit une notification et un lien web pour y accéder.

Une fois le courrier numérisé et enregistré sur le serveur, celui-ci est suivi afin de collecter les données sur la façon dont les informations circulent au sein de l’entreprise. Tous les obstacles éventuels et autres goulets d’étranglement peuvent ainsi être rapidement identifiés et supprimés.

Un autre exemple concret : le traitement des factures

Pour des process plus complexes tels que le règlement des factures, la numérisation automatique de tout le courrier entrant permet de réduire le délai avant paiement, d’éviter les éventuelles majorations et à terme, d’améliorer les relations avec les fournisseurs et prestataires.

Les factures sont numérisées à l’aide d’un système multifonctions Sharp et de son module Advanced Data Extraction. Grâce à la reconnaissance optique de caractères, les informations sont digitalisées et associées automatiquement aux numéros de commande déjà enregistrés. Les factures sont ensuite stockées sur le Cloud Portal Office, et la personne en charge du paiement reçoit alors une notification. Une fois cette dernière approuvée, le système de comptabilité est mis à jour, et la facture peut finalement être payée.

Le Cloud Portal Office est d’ores et déjà disponible auprès de Sharp et de ses partenaires.

mardi 12 décembre 2017
Communiqué de presse
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